Introduction

Que vaudrait la somme des efforts fournis pour recruter sa pépite sans capitalisation garantie quant à l’expression de son plein potentiel ?

Au mieux, c'est comme acheter un piano pour quelqu'un qui n'a jamais joué de musique : C’est bien joli, on a l'instrument, mais il risque de ne servir qu'à poser des verres en soirée !

Il faut aussi avoir conscience que le contexte actuel, chahuté par les circonstances économiques et sociales ambiguës, a profondément modifié la manière dont nous concevons la relation au travail. Aujourd’hui, il devient de plus en plus difficile pour des organisations souhaitant garder leurs équipes engagées dans la durée, de se contenter d’un maigre toolkit assorti d’un badge d’accès, la configuration d’un pc, et la réunion d’équipe de démarrage ponctuée de quelques lectures sur le drive… 

Dans ce grimoire, Adrien me donne la plume pour partager avec vous les ressorts d’un onboarding qui marque les esprits et traduira la magie de votre savoir-faire.

Sur quoi repose le design d’un onboarding performant ?

Accélérer la croissance de votre modèle : Ceci est une des vertus d’un processus puissant.
Une autre raison simple d’investir du temps et des ressources dans une démarche d’on boarding innovante ; Les Neurosciences nous démontrent que la prise de poste est à la fois le moment où les personnes apprennent le plus et affichent un net désir pour se former, challenger leurs acquis, et partager des idées neuves..

C’est donc un moment unique et privilégié pour parfaitement former et façonner votre nouvelle recrue à son nouveau poste et à votre entreprise.

Le séquençage

Pas de meilleur fil conducteur pour la réussite de votre stratégie, que de prendre le temps de dessiner un parcours séquencé et conduit sur plusieurs semaines, voire stratégiquement réparti sur les quatre premiers mois de la période d’essai. 

Si je prends l’exemple de Pono Technologies, une Fintech en accélération que j’accompagne actuellement en tant que DRH en Residence, le process que nous avons créé ne recense pas moins de 50 étapes, de la signature du contrat jusqu’à la validation de la PE. 

Et je dois vous confier que c’est un franc succès ! Avec un taux de satisfaction de plus de 90% pour les nouvelles recrues que nous avons embarquées cette année, je me réjouis de vous livrer dans ce beau lieu, quelques-uns de nos secrets 😊  

Le découpage

Pensez-le comme une valse à 3 temps :

1. Pré-boarding 

Deux semaines avant le jour J, assurez-vous pour le moins que l’ensemble de ces étapes ait bien été correctement traité :

• Administratives : Rédaction du contrat et relecture pour signature, création du profil au sein des différents logiciels de gestion / plateforme e-learning, mise à disposition de premières documentations quant au fonctionnement de votre dynamique.

• Logistiques : Mise à disposition et configuration de l’ordinateur, code d’accès, adresse mail, ligne téléphonique, tout ce qui va permettre à votre recrue d’être rapidement autonome au niveau matériel dès le premier jour.

• Organisationnelles : Anticiper les matching ayant lieu au cours des 2 premières semaines suivant l’arrivée. De cette façon, vous vous assurez de la bonne disponibilité des équipes mobilisées, et par là même, d’une meilleure fluidité dans la communication et le flot d’apprentissages. 

2. Accueil et phase immersive

Les 4 premières semaines sont consacrées à l'établissement d'un équilibre individuel et l'évitement des mauvaises habitudes. Elles permettront de sécuriser votre environnement et vous garantir les meilleures conditions pour la suite.

Prenez donc le soin d’imaginer plusieurs relations interpersonnelles avec les différents pôles en vue d’offrir à votre favori, une vision globale de la culture de votre organisation sous ses différents aspects (mission, rôles, valeurs, raison d’être).

Alternez les rencontres en équipes avec les Random Cafés et les check in RH vs one/one manager avec des temps d’introspection. 

3. Développement des compétences 

Gardez en tête que pour accompagner la montée en puissance et guider votre recrue sur la voie de l’autonomie, le travail autour de sa mobilité commence dès, le deuxième mois après son arrivée !

Cette troisième phase, souvent négligée, porte en elle les fruits plus ou moins mûrs de l’autonomie et la performance durable.

Quand les mauvaises habitudes deviennent enracinées, les fautes d’égo et erreurs de communication se multiplient, la confiance se délite et le renouvellement de période d’essai qui s'ensuit arrive généralement trop tard pour espérer un résultat positif in fine. 

Parmi les bonnes pratiques d’innovation pratiquées dans les grandes licornes françaises sur ce volet, la mise en œuvre de Peer training, Programme de formation autour des soft skills, flash coaching, attribution de parrains / marraines, atelier codéveloppement pour construire sa feuille de route, méthode OKR, etc.

Le fait d’assurer une acclimatation graduelle à la culture de votre organisation, vous permettra d’optimiser votre efficacité à 3 niveaux : 

• Un développement progressif des compétences consolidées par des ajustements sur mesure en termes de formation.

• Une meilleure identification des problèmes, et un traitement correctif plus efficace des difficultés ou des lacunes rencontrées. 

• Une productivité plus solide et plus durable (jusqu’à 70% supérieure selon une source récente du cabinet Deloitte).

Le feedback

Les rituels sont à mes yeux les fondations du succès dans un dispositif d’onboarding puissant. 

Multiplier les moments de dialogue, instants conviviaux au cours desquels la parole se libère, les retours s’expriment avec bienveillance et intention de progrès, permet à la fois d’apprendre à mieux se connaître, renforcer la relation et corriger les imperfections. 

Chez Pono, nous y sommes très attachés, et cette culture du feedback que nous prenons le soin de faire briller, permet à chacun de prendre sa place, donner de la vision, et renforcer le sens de ses actions vers des principes de durabilité et amélioration continue. 

Quelques exemples de rituels tronc commun que nous proposons à chacune de nos recrues : 

• Déjeuner d’équipe

• Rencontre avec le buddy

• Rétro semaine 1

• Check in RH toutes les 2 semaines jusqu’au troisième mois

• Rapport d’étonnement post semaine 4

• Review mois 1

• Review mois 2 

• Review mois 3

• Review mois 4

Chaque rituel poursuit un objectif précis. L’environnement mis à disposition, et champs énergétiques qui en découlent, sont des vecteurs décisifs dans la dynamique de performance de vos nouveaux arrivants ! 

Conclusion

En synthèse, ne laissez pas l’idylle des premières semaines retombée comme un soufflet mal cuisiné sous prétexte que le temps manque. Sans parcours de transmission séquencé et encadré, les mauvais encrages se consolident, les opinions et les croyances donnent un style de mélodie dont les comportements à l’œuvre, ne sont pas toujours faciles à défaire ni remodeler.

Regardez l’onboarding comme l’épine dorsale de votre marque employeur. Pensez-le comme un ravissement, une série de plusieurs épisodes haletant, là pour optimiser le confort et éclairer le sentiment d’appartenance…

Retrouvez-moi sur Arboriia, le collectif Rh que j'ai co-fondé.